　Filemaker ファイルメーカーでソフトを開発、業務効率化を応援/無料サンプル

　ファイルメーカーPro って

ファイルメーカーProとはどんなソフトなんでしょう？何ができるの？という質問をよく受けます。

簡単に言えばリレーショナルデータベースを作成できるソフトといったところでしょうか。その他いろいろな機能が備わっていますが、実際どういうことができるのでしょうか？

よく事務経理などで使われているエクセルという表計算ソフトがあります。ファイルメーカーProも同様のことができますが、それをさらに発展させて入力されたデータをいろいろなレイアウト、例えば見積書、納品書、請求書住所ラベル、入力したデータを差し込んだ申込書等を作成することができます。その後スクリプト（命令）を作成してボタンに割り付けることもできます。

　　　命令の内容は例えばボタンを押すと
　　　製品購入チェックにチェックが入る
　　　　　　　　　↓
　　　申込日に今日の日付が入る
　　　　　　　　　↓
　　　発送日に１週間後の日付を入力
　　　　　　　　　↓
　　　ファックスの承り状を印刷
　　　　　　　　　↓
　　　納品書請求書を印刷
　　　　　　　　　↓
　　　住所ラベルを印刷という具合です。

これらの操作が自分の思い通りにボタン１つでできるとしたらどんなに素晴らしいことでしょう！
また集計表、明細票など入力されたデータを自動計算して必要な期間のデータの一覧表をボタン１つで印刷することも可能です。

このようにファイルメーカーProは今まで煩雑な計算やいろいろな作業をボタンを一回押すだけの操作でできるよう自由にソフトを作成できます。

市販のソフトの内容で済んでしまえばそれに越したことはありませんが項目が足らない、こんな操作や計算ができればもっと楽になるのに！という問題をファイルメーカーProは解決してくれます。

ちょっとしたファイルメーカーProのルールさせ覚えてしまえばスクリプト名（ボタンを押した時の命令）も日本語でわかりやすいので他の難しいデータベースソフトに比べれば本当に短期間で習得が可能です。

ちょっとしたプログラマー気分ですね！

ファイルメーカーProは他のデータベースソフトに比べてより間口が広く、簡単にシステムを開発できますが、社内や部署、病院などで複数の方がデータを共有して入力する場合は、エラー処理やファイルメーカーProの操作を知らない方でも操作できるような機能の追加が必要となってきます。以下は手術管理を例に簡単にエラー処理などを説明しています。

手術予約管理システムでのエラー処理

起動すると予約表が開きます。あらかじめ初期設定で予約可能な曜日や休日の設定を行っています。濃い青色の枠が予約可能となります。

予約したい枠をクリックすると、クリックした枠の日付、手術内容を表示した確認画面が開きます。

新規登録のボタンを押すと登録内容を入力する画面が表示されますので担当者、患者名などを入力します。

現段階ではグローバルフィールドに入力させているので、まだ新規レコードは作成されていません。

登録内容入力後、登録確定ボタンを押すと内容が登録されて、予約表に内容が表示されます。

登録確定ボタンを押すまではファイルメーカー内では新規レコードは作成されないので誤って空のレコードを作成するミスをなくしてくれます。

また予約可能でない枠をクリックするとアラートが表示されます。

初期設定で間違って設定してしまうこともありますのでアラートを表示しますが、確認してそのまま予約を続行することも可能です。

あらためて予約済みの枠をクリックすると先程登録した予約内容と予約に関連した検査の登録、帳票の印刷が可能な画面が開きます。この手術に関連した情報すべてが表示されます。

上記画面で検査予約の枠もしくは上の予約ボタンを押すと左の検査予約の画面が開きます。

この画面を開く時に手術日で判断して、手術日前25日間の検査予約表を自動的に開くスクリプトを設定しています。ちょうど2週間前の28日金曜日がグリーンに反転してますので、その日の枠をクリックするだけで予約データを自動入力して検査予約表に表示するスクリプトを作成しています。

自動的に手術日前の検査予約表を開いてくれますので、「手術日が何日だから、2週間前は・・・」と考えずにすみ、また1ヶ月間違って検査予約を入れたなどというミスもなくなります。

また左のように初期設定で設定した日にちを過ぎても登録していないものなどがあるとオレンジの●のアラートが表示されます。

予約表右上にアラート数が表示されます。

アラートが表示された枠をクリックしてみると、手術まであと１日となっているのに、アナムネの来院確認者を入力していないので来院していないことでアラートが表示されています。

またこの画面で右下にこの患者さんの過去の手術履歴が表示されますので、日付をクリックすることでその時の画面をすぐに閲覧することができます。

手術予約表右上に表示されていましたアラート数をクリックすると自動的にアラート表示されているデータを検索してリスト表示します。

販売管理システムにおける部署別でのパスワード管理

ファイルメーカーPro7より、ログインする時にアカウントの入力が必要となりました。複数のアカウントを管理するときも起動時のスクリプトを作成しておくと便利です。

起動時に上の画面が表示されて、経理をクリックするとアカウント名がすでに入力されて左の画面が開きます。パスワードのみを入力してシステムを起動できます。

○管理者　フルアクセス可能
○経理　売上関係の入力修正、印刷が可能
○従業員　売上の入力閲覧のみ（削除不可）
のような権限でログイン可能です。

スクリプトで変数を使用してより便利なデータベースへ

ファイルメーカーPro8より、変数をスクリプトの中で使用できるようになりました。FilemakerServerを使用した場合、バックアップを設定できるのですが、FM Proの場合はスクリプトを使用して終了時にバックアップできるようにすると良いでしょう。

終了時に上図で「バックアップ」を選択すると左図のようにbuckupフォルダにバックアップ日時の入ったファイル名で別名保存されます。

またFM Pro 8ではPDFファイルを自動作成可能ですが、変数を使って左図のようにファイルメーカーで作成したデータの見積書からボタン１つでPDFを作成し、PDFファイル名に日にちと得意先名を挿入して、メールに添付して自動送信も可能になります。

煩わしい保存先の指定や保存名の入力、変更は必要なくなります。

また送信後は送信したPDFファイルを保存フォルダへ自動保存します。

FM Pro 8からはこのように変数を使ってスクリプトで自由にファイル名に日時などを挿入して保存やPDFファイルの作成ができるようになりました。

上記のようにファイルメーカーProも計算式、リレーション、スクリプトを作りこんでいくことでファイルメーカーProの操作を知らない方でも入力ミスなく、快適に使用できるデータベースを作成できます。